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Vadémécum des élections professionnelles - La préparation statutaire des élections

Personnels non médicaux - Carrière
Publié le 28 mars 2022 - Mis à jour le 28 mars 2022
Focus
Vadémécum des élections professionnelles - La préparation statutaire des élections
© © Pixabay

Les élections professionnelles du 8 décembre 2022 visent à élire les représentants du personnel à 4 scrutins :

  • les représentants au comité social d’établissement ;
  • les représentants aux commissions administratives paritaires locales
  • les représentants aux commissions administratives paritaires départementales ;
  • les représentants aux commissions consultatives paritaires

 

Pour chaque scrutin, trois étapes distinctes ne doivent pas être confondues :

  • celle qui consiste à déterminer le nombre de siège à pourvoir : il s’agit d’une photographie du nombre d’agents concernés ; cette étape est à réaliser pour le 8 avril, les informations seront affichées le 8 juin ;
  • celle qui consiste à élaborer les listes des électeurs, scrutins par scrutin : cette étape sera à réaliser pour permettre un affichage 60 jours avant le scrutin ;
  • celle qui permet de recevoir les listes des candidats et de vérifier que les candidats, électeurs, sont également éligibles. Cette étape se déroule 42 jours avant le scrutin.

Les établissements doivent également opter pour un scrutin papier traditionnel, qui permet à la foi le vote à l’urne et le vote par correspondance, ou pour un scrutin électronique dématérialisé.

Chaque établissement décide du mode de scrutin pour les élections aux CSE et aux CAPL.

L’établissement gestionnaire au niveau départemental décide, après avis des actuels CTE des établissements du département, du mode de scrutin aux CAPD et aux CCP. Par dérogation, les établissements de moins de cinquante agents peuvent déroger au vote électronique.

Vous trouverez ci-dessous la synthèse des règles statutaires applicables pour les 3 étapes.

Étape I - La détermination du nombre de sièges à pourvoir

A – Pour les commissions administratives paritaires locales (CAPL) et les commissions administratives paritaires départementales (CAPD)

Texte applicable

Décret n°2003-655 du 18 juillet 2003 relatif aux commissions administratives paritaires locales et départementales de la fonction publique hospitalière

 

Pour mémoire, dans chaque établissement, dès lors que l’effectif des agents titulaires et stagiaires concernés dépasse quatre agents, l’instance délibérative (conseil de surveillance ou conseil d’administration) crée la commission administrative paritaire correspondante.

Au niveau départemental, un établissement désigné comme gestionnaire par l’ARS crée autant de commissions administratives paritaires départementales qu’il en existe.

Les CAP concernent les fonctionnaires, principalement pour les conseils de discipline, les refus de titularisation et les recours sur entretien professionnel annuel.

Nombre de représentants par CAP selon l’effectif

Effectif des agents qui en relèvent

Nombre de représentants du personnel

De 4 à 20 agents

Un titulaire, un suppléant

De 21 à 200 agents

Deux titulaires, deux suppléants

De 201 à 500 agents

Trois titulaires, trois suppléants

De 501 à 1000 agents

Quatre titulaires, quatre suppléants

De 1001 à 2000 agents

Cinq titulaires, cinq suppléants

Plus de 2000 agents

Six titulaires, six suppléants

 

L'effectif des personnels, comprenant les parts respectives de femmes et d'hommes, pris en considération pour déterminer le nombre de représentants, est apprécié au 1er janvier de l'année du scrutin. Il est déterminé au plus tard huit mois avant la date du scrutin, soit le 8 avril.

Le nombre de sièges à pourvoir par commission, indiquant le nombre de femmes et d'hommes devant figurer sur les listes de candidats, est affiché dans l'établissement et, s'il y a lieu, dans les établissements annexes six mois au plus tard avant la date du scrutin, soit le 8 juin.

À noter - Toutefois, si dans les six premiers mois de l'année du scrutin une réorganisation de l'établissement ou une modification statutaire entraîne une variation d'au moins 20 % des effectifs représentés au sein de la commission, les parts respectives de femmes et d'hommes sont appréciées et fixées au plus tard quatre mois avant la date du scrutin.

B – Pour les commissions consultatives paritaires (CCP)

Texte applicable

Arrêté du 8 janvier 2018 relatif aux commissions consultatives paritaires compétentes à l'égard des agents contractuels de la fonction publique hospitalière

 

Pour mémoire, une commission consultative paritaire est créée dans chaque département. Elle concerne les contractuels, elle est saisie principalement pour les licenciements, les questions disciplinaires et les recours sur entretien professionnel annuel.

Nombre de représentants par CCP selon l’effectif

Effectif des agents qui en relèvent

Nombre de représentants du personnel

Moins de 200 agents

Deux titulaires, deux suppléants

De 201 à 500 agents

Trois titulaires, trois suppléants

De 501 à 1000 agents

Quatre titulaires, quatre suppléants

De 1001 à 2000 agents

Cinq titulaires, cinq suppléants

Plus de 2000 agents

Six titulaires, six suppléants

 

L'effectif des agents contractuels, comprenant les parts respectives de femmes et d'hommes, pris en compte pour déterminer le nombre des représentants, est apprécié au 1er janvier de l'année de l'élection des représentants du personnel.

Il est déterminé au plus tard huit mois avant la date du scrutin, soit le 8 avril 2022.

Les établissements ayant leur siège dans le département communiquent à l'établissement gestionnaire, avant cette date, l'effectif des agents.

Le nombre de sièges à pourvoir par commission, indiquant le nombre de femmes et d'hommes devant figurer sur les listes de candidats, est affiché dans les établissements du département, six mois au plus tard avant la date du scrutin.

À noter !

Si, dans les six premiers mois de l'année du scrutin, une modification statutaire entraîne une variation d'au moins 20 % des effectifs représentés au sein de la commission, les parts respectives de femmes et d'hommes sont appréciées et fixées au plus tard quatre mois avant la date du scrutin.

C – Pour le comité social d’établissement

Texte applicable

Décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021 relatif aux comités sociaux d'établissement des établissements publics de santé, des établissements sociaux, des établissements médico-sociaux et des groupements de coopération sanitaire de moyens de droit public

 

Pour mémoire le comité social d’établissement remplace au 1er janvier 2023 le comité technique d’établissement et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail. Il est compétent principalement pour les questions liées aux politiques RH (lignes directrices de gestion…) et au fonctionnement de l’établissement.

 Précisions importantes :

  • les groupements de coopération sanitaire de moyens de droit public dont les effectifs sont inférieurs à cinquante agents peuvent décider, par délibération de l'assemblée générale et après avis du comité social d'établissement du groupement, de se rattacher au comité social de l'un des établissements publics de santé membre du groupement. Ce rattachement doit intervenir au moins huit mois avant l'élection du comité social d'établissement ;
  • dans les établissements de moins de 200 agents, l’établissement doit opter au plus tard pour le 8 juin, sur la création ou non d’une formation spécialisée en matière de santé, de sécurité, et de conditions de travail. En effet, en dessous de cet effectif, la création de cette formation est facultative. Les établissements ne créant pas de formation devront afficher un nombre augmenté de représentants du personnel à élire.

Nombre de représentants au CSE selon l’effectif

Effectif des agents qui en relèvent

Nombre de représentants du personnel

Moins de 50 agents

3 titulaires, 3 suppléants

De 50 à 99 agents

4 titulaires, 4 suppléants

5 en l’absence de formation spécialisée

De 100 à 199 agents

6 titulaires, 6 suppléants

7 en l’absence de formation spécialisée

De 200 à 499 agents

8 titulaires, 8 suppléants

De 500 à 999 agents

10 titulaires, 10 suppléants

De 1000 à 1999 agents

12 titulaires, 12 suppléants

À partir de 2000

15 titulaires, 15 suppléants

 

L'effectif retenu, comprenant les parts respectives de femmes et d'hommes, est apprécié au 1er janvier de l'année de l'élection des représentants du personnel. Il est déterminé au plus tard huit mois avant la date du scrutin.

Le nombre de sièges à pourvoir indiquant les parts respectives de femmes et d'hommes devant figurer sur les listes de candidats est affiché dans l'établissement six mois au plus tard avant la date du scrutin.

Pour le calcul des effectifs dans les établissements de santé, sociaux et médico-sociaux, sont pris en compte :

  • les fonctionnaires titulaires en activité, en congé parental, accueillis en détachement ou en mise à disposition au sein de l'établissement ;
  • les fonctionnaires stagiaires en position d'activité ou de congé parental ;
  • les agents contractuels de droit public et les agents contractuels de droit privé exerçant leurs fonctions au sein de l'établissement ou bien en congé rémunéré ou en congé parental ;
  • les agents mis à disposition des organisations syndicales ;
  • les agents mis à disposition ou détachés auprès d'un groupement d'intérêt public ou d'une autorité publique indépendante

     

Les agents mis à disposition par l'établissement pour une quotité égale ou inférieure au mi-temps sont pris en compte uniquement dans les effectifs de leur établissement d'origine.

Les agents mis à disposition par les établissements membres auprès d'un groupement de coopération sanitaire de moyens de droit public pour une quotité supérieure au mi-temps sont pris en compte uniquement dans les effectifs du groupement.

Les agents électeurs au comité consultatif national (personnels de direction) ne sont pas pris en compte.

Les élèves des écoles et des centres de formation ne sont pas pris en compte excepté les agents en promotion professionnelle.

Pour le calcul des effectifs dans les groupements de coopération sanitaire de moyens de droit public, sont pris en compte :

  • les fonctionnaires titulaires mis à disposition pour une quotité supérieure au mi-temps par les membres auprès du groupement ;
  • les agents contractuels de droit public, à l'exception des personnels médicaux, mis à disposition pour une quotité supérieure au mi-temps par les membres auprès du groupement ;
  • les agents contractuels de droit public et de droit privé recrutés en propre par le groupement, exerçant leurs fonctions ou bien en congé rémunéré ou en congé parental ;
  • les agents mis à disposition des organisations syndicales.

Les agents électeurs au comité consultatif national (personnels de direction) ne sont pas pris en compte.

Précisions pour l’ensemble des établissements

Si, dans les six premiers mois de l'année du scrutin, une réorganisation d'établissements entraîne une variation d'au moins 20 % des effectifs représentés au sein du comité social d'établissement, l'effectif de référence, comprenant les parts respectives de femmes et d'hommes, est apprécié au plus tard quatre mois avant la date du scrutin. Le nombre de sièges à pourvoir indiquant les parts respectives de femmes et d'hommes devant figurer sur les listes de candidats est affiché dans l'établissement immédiatement après ce délai.

Pour l’ensemble des scrutins

La liste électorale est affichée soixante jours avant la date fixée pour le scrutin.

Attention ! Pour les établissements organisant un vote dématérialisé, la date du scrutin est le premier jour d’ouverture des urnes électroniques.

Dans le délai de huit jours suivant l'affichage, des demandes d'inscription ou de radiation peuvent être présentées auprès du directeur de l'établissement.

À l'expiration de ce délai, le directeur affiche dans les quarante-huit heures les modifications apportées à la liste électorale.

Pendant cinq jours, à compter de cet affichage, des réclamations peuvent être formulées auprès du directeur de l'établissement contre les inscriptions ou radiations ainsi prononcées.

Le directeur statue sur les réclamations, par décision motivée, sous un jour ouvrable.

À noter – Pour les CAPD et les CCP, les modifications apportées sont transmises sans délai au directeur de l'établissement gestionnaire dans le département.

À l'expiration d'un délai de seize jours suivants, l'affichage, la liste électorale est close.

La liste électorale ainsi close est communiquée, sur leur demande et sans délai, aux organisations syndicales.

Pour l’ensemble des scrutins, aucune modification de la liste électorale n'est admise après la date de clôture, sauf si une modification de la situation de l'agent, un recrutement ou un départ postérieurs à cette clôture et prenant effet au plus tard la veille du scrutin, entraînent l'acquisition ou la perte de la qualité d'électeur.

Dans ce cas, l'inscription ou la radiation est prononcée, au plus tard la veille du scrutin, par le directeur de l'établissement ou son représentant, soit de sa propre initiative, soit à la demande de l'intéressé, et immédiatement portée à la connaissance des personnels par voie d'affichage dans l'établissement.

A- Qualité d’électeur pour les CAPL et les CAPD

Sont électeurs au titre d'une CAPD les fonctionnaires titulaires appartenant à l'un des corps appelés à être représentés par cette commission, se trouvant en position d'activité, de congé parental ou de congé de présence parentale dans l'un des établissements du département.

Sont électeurs au titre d'une CAPL les fonctionnaires titulaires appartenant à l'un des corps appelés à être représentés par ladite commission, se trouvant en position d'activité, de congé parental ou de congé de présence parentale dans l'établissement.

Les fonctionnaires titulaires placés en position de détachement sont électeurs dans leur établissement d'origine au titre des commissions administratives paritaires compétentes à leur égard. S'ils sont détachés dans l'un des établissements relevant de la FPH, ils sont également électeurs dans cet établissement. Lorsque cet établissement se situe dans le même département que l'établissement d'origine, l'agent détaché ne vote pour la commission administrative paritaire départementale que dans l'établissement d'accueil.

B – Qualité d’électeur pour la CCP

Sont électeurs au titre de la commission, les agents contractuels employés par un établissement ayant son siège dans le département et qui sont en activité, en congé rémunéré, en congé parental ou mis à disposition d'une organisation syndicale à la date du scrutin.

En outre, ces agents doivent bénéficier d'un contrat à durée indéterminée ou d'un contrat d'une durée minimale de deux mois ou d'un contrat reconduit sans interruption depuis au moins deux mois.

C – Qualité d’électeur pour le CSE

Les personnes ayant la qualité d’électeurs pour la désignation des représentants des personnels au sein du comité consultatif national ne sont pas électeurs au CSE.

Sont électeurs dans les établissements :

  • les fonctionnaires titulaires en activité, en congé parental, accueillis en détachement ou en mise à disposition au sein de l'établissement ;
  • les fonctionnaires stagiaires en position d'activité ou de congé parental ;
  • les agents contractuels de droit public et les agents contractuels de droit privé exerçant leurs fonctions au sein de l'établissement ou bien en congé rémunéré ou en congé parental ;
  • les agents mis à disposition des organisations syndicales ;
  • les agents mis à disposition ou détachés auprès d'un groupement d'intérêt public ou d'une autorité publique indépendante.

Les agents mis à disposition par l'établissement pour une quotité égale ou inférieure au mi-temps sont électeurs uniquement dans les effectifs de leur établissement d'origine.

Les agents mis à disposition par les établissements membres auprès d'un groupement de coopération sanitaire de moyens de droit public pour une quotité supérieure au mi-temps sont électeurs uniquement dans les effectifs du groupement.

Les élèves des écoles et des centres de formation ne sont pas électeurs, excepté les agents en promotion professionnelle.

Sont électeurs dans les GCS :

  • les fonctionnaires titulaires mis à disposition pour une quotité supérieure au mi-temps par les membres auprès du groupement ;
  • les agents contractuels de droit public, à l'exception des personnels médicaux, mis à disposition pour une quotité supérieure au mi-temps par les membres auprès du groupement ;
  • les agents contractuels de droit public et de droit privé recrutés en propre par le groupement, exerçant leurs fonctions ou bien en congé rémunéré ou en congé parental
  • les agents mis à disposition des organisations syndicales.

Étape III – La vérification des listes de candidats.

A – Pour l’ensemble des scrutins

Les candidatures sont présentées par les organisations syndicales qui, dans la fonction publique hospitalière, remplissent les conditions fixées par l’article L. 211-1 du code général de la fonction publique, à savoir :

Peuvent se présenter aux élections professionnelles :

  • les organisations syndicales représentant les agents publics qui, dans la fonction publique où est organisée l’élection, sont légalement constituées depuis au moins deux ans à compter de la date de dépôt légal des statuts et satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance ;
  • les organisations syndicales représentant les agents publics affiliées à une union de syndicats de la fonction publique remplissant les conditions mentionnées au 1.

Pour l’application de la phrase précédente, ne sont prises en compte en qualité́ d’unions de syndicats de la fonction publique que les unions de syndicats dont les statuts déterminent le titre et prévoient l’existence d’organes dirigeants propres désignés directement ou indirectement par une instance délibérante et de moyens permanents constitués notamment par le versement de cotisations par les membres.

Elles sont déposées auprès de la direction de l'établissement ou de l'administrateur du groupement de coopération sanitaire de moyens de droit public au moins quarante-deux jours avant la date fixée pour les élections.

L'administration affiche, au plus tard le deuxième jour ouvré suivant la date limite fixée pour leur dépôt, la liste des organisations syndicales ayant légalement déposé une candidature de liste ou de sigle.

Ces candidatures sont tenues à disposition des organisations syndicales et des électeurs dans un lieu déterminé par le directeur d'établissement ou par l'administrateur du groupement.

Lorsque l'administration constate que l'organisation syndicale ne satisfait pas aux conditions, elle informe le délégué de liste par décision motivée et au plus tard le jour suivant la date limite de dépôt de l'irrecevabilité de la candidature.
Lorsque plusieurs organisations syndicales affiliées à une même union de syndicats de fonctionnaires ont déposé des candidatures concurrentes pour une même élection, l'administration en informe, dans un délai de trois jours à compter de la date limite de dépôt des candidatures, les délégués de chacune des listes concernées.

Ces derniers disposent alors d'un délai de trois jours pour procéder aux modifications ou aux retraits de candidatures nécessaires.

Si, après l'expiration de ce dernier délai, ces modifications ou retraits ne sont pas intervenus, l'administration informe dans un délai de trois jours l'union des syndicats dont les listes se réclament.

Celle-ci dispose alors d'un délai de cinq jours pour indiquer à l'administration, par tout moyen conférant date certaine, la liste qui pourra se prévaloir de l'appartenance à l'union.

Chaque organisation syndicale ne peut présenter qu'une candidature pour un même scrutin.

B – Qualité d’éligible aux CAPL et aux CAPD

Sont éligibles au titre d'une commission administrative paritaire les personnels inscrits sur la liste électorale correspondant à cette commission, affichée dans les conditions prévues à l'article 14, à l'exception :

  • des fonctionnaires en congé de longue durée ;
  • des fonctionnaires frappés d'une sanction disciplinaire du troisième groupe (rétrogradation et exclusion temporaire d’un mois à deux ans) à moins qu'ils n'aient été amnistiés ou qu'ils n'aient bénéficié d'une décision acceptant leur demande tendant à ce qu'aucune trace de la sanction prononcée ne subsiste à leur dossier ;
  • des fonctionnaires frappés de l’incapacité édictée par le code électoral : ne doivent pas être inscrits sur la liste électorale, pendant le délai fixé par le jugement, ceux auxquels les tribunaux ont interdit le droit de vote et d'élection, par application des lois qui autorisent cette interdiction.

Les fonctionnaires détachés auprès de l'un des établissements de la FPH ne sont éligibles dans leur établissement d'accueil que si la durée de leur détachement est au moins égale à deux ans à partir de la date initiale du mandat. Dans le cas contraire, ils sont éligibles dans leur établissement d'origine.

C – Qualité d’éligible aux CCP

Sont éligibles au titre d'une commission les agents inscrits sur la liste électorale et qui, à la date du scrutin, sont en fonctions depuis au moins 3 mois dans l'établissement.

Toutefois, ne sont pas éligibles :

  • les agents en congé de grave maladie ;
  • les agents ayant fait l'objet d'une exclusion temporaire de fonctions d'au moins trois mois à moins qu'ils n'aient été amnistiés ou qu'ils n'aient bénéficié d'une décision acceptant leur demande tendant à ce qu'aucune trace de la sanction prononcée ne subsiste dans leur dossier ;
  • les agents frappés de l’incapacités édictée par le code électoral : ne doivent pas être inscrits sur la liste électorale, pendant le délai fixé par le jugement, ceux auxquels les tribunaux ont interdit le droit de vote et d'élection, par application des lois qui autorisent cette interdiction.

D – Qualité d’éligible aux CSE

Sont éligibles au titre d'un comité social d'établissement les agents remplissant les conditions requises pour être inscrits sur la liste électorale de ce comité et qui, à la date du scrutin, sont en fonctions depuis au moins trois mois dans l'établissement ou au sein du groupement de coopération sanitaire de moyens de droit public.

Toutefois, ne peuvent être élus :

  • les agents en congé de longue maladie, de longue durée ou de grave maladie ;
  • les agents qui ont été frappés d'une rétrogradation ou d'une exclusion temporaire de fonctions de seize jours à deux ans, à moins qu'ils n'aient été amnistiés ou qu'ils n'aient bénéficié d'une décision acceptant leur demande tendant à ce qu'aucune trace de la sanction prononcée ne subsiste à leur dossier ;
  • les agents frappés de l’incapacité édictée par le code électoral : ne doivent pas être inscrits sur la liste électorale, pendant le délai fixé par le jugement, ceux auxquels les tribunaux ont interdit le droit de vote et d'élection, par application des lois qui autorisent cette interdiction.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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