L’accès des hôpitaux au registre national des déclarations à l'embauche

Les règles sont désormais codifiées aux articles R.1451-17 et suivants du Code général de la santé publique.
Sont concernés par ces dispositions les établissements publics de santé et le Cash de Nanterre. Les établissements relevant du Code de l’action sociale et des familles en sont donc exclus.

L’établissement public de santé doit informer les agents, par tout moyen, de la possibilité d'une consultation des données les concernant, de ses modalités et de l'absence de possibilité de s'opposer à ce traitement. Il est conseillé d’intégrer cette information dans le livret d’accueil des nouveaux arrivants et lors des recrutements. Cette disposition pourrait d’ailleurs venir compléter la procédure de recrutement.

Désignation des personnes habilitées à accéder au fichier
La directrice ou le directeur peut désigner jusqu'à trois personnes habilitées à procéder, en son nom et pour son compte, à la consultation du fichier national, parmi les agents de son établissement chargés de vérifier le respect des règles de cumul d'activités.

Seuls les agents exerçant leurs fonctions au sein des directions chargées des ressources humaines ou des affaires médicales peuvent être désignés à cet effet.

La directrice ou le directeur établit et met à jour la liste des personnes habilitées à procéder à cette consultation. Cette liste comporte l'indication des noms, prénoms, adresses et fonctions de ces personnes.

Le directeur communique cette liste, lors de son établissement et à chaque mise à jour, au référent.
Conformément au Code général de la fonction publique (CGFP, art. L.121-6), les personnes habilitées sont tenues au secret professionnel pour toute information résultant de la consultation du fichier.

Désignation et rôle du référent
Le référent est désigné, au sein de l'établissement support du GHT, par le directeur de cet établissement.

À noter !
Pour l’AP-HP et les établissements publics de santé bénéficiant d’une dérogation concernant la participation à un GHT, le référent est désigné par le directeur au sein de l'établissement.

Le référent communique la liste des personnes habilitées à accéder au fichier à l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale. À l'issue de cette communication et après avoir vérifié l'identité des personnes habilitées figurant sur la liste, il autorise ces dernières à y accéder, par l'intermédiaire d'un moyen technique sécurisé mis à disposition par l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale.
Les données du fichier national de déclaration à l'embauche auxquelles le directeur d'établissement et les personnes habilitées peuvent accéder afin de contrôler l'application des règles de cumul d'activités sont :

• les données d'identification de l'employeur : dénomination sociale ou nom et prénoms, adresse et numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements, et code de l'organisme de recouvrement destinataire de la déclaration ;
• les données d'identification du salarié : nom, prénoms, date et lieu de naissance ;
• les données relatives à l'activité professionnelle du salarié : date et heure d'embauche et numéro du dossier.

À noter !

• La consultation peut porter sur tout agent exerçant au sein de l'établissement.
• Les autorisations d'accès accordées par le référent mentionné à l'article R. 1451-19 sont strictement individuelles et les moyens de ces accès ne peuvent être ni communiqués ni transmis.

Conservation des données

Les données mentionnées peuvent être recueillies et conservées par les établissements publics de santé, dans la limite d'une durée de trois années à compter de leur recueil.

En cas de procédure disciplinaire ou de recours contentieux, sont prorogés, le cas échéant, jusqu'à l'intervention d'une décision définitive.

Situation où un agent n’aurait pas sollicité d’autorisation de cumul ou déclaré son activité

Lorsqu'il résulte de la consultation qu'un agent a fait l'objet d'une déclaration préalable à l'embauche sans que l'activité ait été autorisée ou déclarée, le directeur ou son représentant sollicite de l'agent toute précision relative à cette activité.

Aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard d'un agent ou l'affectant de manière significative, notamment en matière disciplinaire, ne peut être prise sur le seul fondement des informations résultant de la consultation du fichier national »

Textes applicables

• Loi n°2021-502 du 26 avril 2021 visant à améliorer le système de santé par la confiance et la simplification (art. 20)
• Décret n° 2023-936 du 10 octobre 2023 relatif à la consultation par les établissements publics de santé du fichier national de déclaration à l'embauche